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300만 고객의 비즈니스 파트너 스마트빌! (주)비즈니스온커뮤니케이션 기업블로그 입니다.

일만큼은 똑부러지게 해내는 직원! 모든 직장인분들의 소망일텐데요.
이메일 하나로도 그 직원의 업무 능력이 한눈에 보인다고 합니다. 
내가 쓴 이메일은 몇점일까요? 메일 전송 전 몇 가지를 확인해보세요! 

 

 

상사에게 메일 보낼 시

 

1. '기승전결'로 명확히 정리했는가?

바쁜 상사가 이메일 내용을 한눈에 파악하기 위해서는 쉽고 빠르게 읽히는 것이 중요합니다. 기승전결로 말끔하게 내용을 정리하고 보기 편하도록 단락도 분류해주세요. 중요한 부분은 굵은 글자로 표시해주거나 밑줄을 쳐주는 센스도 잊지 마세요

 

2.이슈와 업무 성과를 포함하자

이메일 도입부분에 먼저 업무성과와 진행결과를 말하면 훨씬 효과적인데요. 회신 메일이라면 지시받은 사항에 대해 어떤 조치를 취했는지도 말끔하게 정리하면 좋겠지요.

 

3. 피드백을 요청했는가
"확인 후 수정사항 전달바랍니다", "피드백을 요청합니다" 등의 표현은 아끼지 않는 것이 좋은데요. 상사의 확실한 피드백을 받아야 일 처리가 훨씬 수월하고 나중에 두번 일을 하지 않아도 되기 때문이죠.

 

외부에 메일 보낼 시

 

1. 서명등록 체크하기

이메일에 서명 등록 해놓으셨나요? 이메일을 주고 받다보면 회신이 늦어져 급하게 연락을 취해야 할 때도 있는데요. 이럴 때 상대방의 연락처를 모른다면 곤란하겠죠. 또 서명등록은 상대방에게 내가 어느 팀에 속해 있으며 직급이 무엇인지도 알려줍니다. 메일의 서명 자동 첨부 기능을 잘 활용하세요.

 

2. [Re:]는 적당히 삭제하자

회신을 계속 주고받다보면 [Re:]이 반복되면서 제목이 길어지는 경우가 많죠. 메일 내용도 복잡스러워지고요. 이럴 때는 메일의 내용에 따라 적당히 삭제하고 새로운 메일을 작성하는 것을 추천합니다.

 

3. 첨부파일 형식 체크하셨나요?
가끔 디자인 팀으로부터 ai(일러스트) 파일을 받는 경우가 있는데요. ai 파일이 설치되지 않다면 내용물 확인이 전혀 불가능합니다. 이처럼 파일 전송 전에는 상대방도 확인 가능한 형식인지, 파일을 꼭 확인해주세요. 

 

타 부서 팀원에게 메일 보낼 시

 

1. 업무 참여자들의 연락망을 첨부했는가.
타 부서 팀원들과 협업할 시 팀원들의 정보를 공유하는 것이 좋은데요. 시간이 없다면 팀원들의 주요 업무나 연락처라도 공유하는 것이 상식입니다.

 

2. 팀의 언어를 사용하지 않았는가
업무가 완전히 다를 경우 자신은 자연스럽게 사용하는 언어라도 상대방은 '이게 무슨 말이지?' 하고 물음표를 떠올릴 수도 있습니다. 커뮤니케이션을 원활히 하기 위해서는  좀 더 친절하게 내용을 전달할 필요가 있습니다.

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Posted by 비즈온

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